FAQ - Häufig gestellte Fragen

Die Standards der e-Vergabe mit Stand 18. April 2016 EU-Richtlinie 2014/24/25 EU geben vor, dass ab 18. Oktober 2018 für alle oberschwelligen Vergabeverfahren elektronische Angebote abgegeben werden müssen. Der Zugang zu den Vergabeunterlagen sowie die Möglichkeit der Abgabe von digitalen Angeboten dürfen dabei von Anbietern der Vergabeplattformen nicht mit Kosten verbunden sein.

Die e-Vergabe-Plattform stellt hierzu allen Bietern einen kostenfreien Zugang und eine eigene, kostenfreie Arbeitsverwaltung zur Verfügung. Dies schließt auch die Möglichkeit mit ein, gebührenfrei digitale/elektronische Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungs-verfahren zu übermitteln.

Hierzu hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (kurz BMWi) folgendes mitgeteilt:

Hier ist zu unterscheiden zwischen „bloßen“ Interessenten an den Ausschreibungsunterlagen und „aktiven“ Bewerbern oder Bietern, die einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben möchten oder bereits abgegeben haben.

1 – Das bloße Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen muss für jedermann direkt und unmittelbar – d. h. ohne vorherige Registrierung – möglich sein.

2 – Um die elektronische Kommunikation in diesem Stadium zu erleichtern, könnte den Interessenten bereits durch eine voreingestellte Opt-out-Funktion angeboten werden, einen Benutzernamen und eine gültige E-Mail-Adresse anzugeben. Diese Option könnte durch einen Hinweis auf die Vorteile, die mit der Angabe dieser Daten verbunden sind, ergänzt werden (zum Beispiel Informationsfluss bei Änderung der Unterlagen, Beantwortung von Rückfragen).

3 – Spätestens, wenn sie eine Frage zum Vergabeverfahren haben, müssen Interessenten, die sich zwar die Ausschreibungsunterlagen heruntergeladen, jedoch (noch) keinen Teilnahmeantrag bzw. kein Angebot abgegeben haben, ihre Kontaktdaten angeben.

4 – Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag einreichen oder ein Angebot abgeben, müssen zur Angabe ihrer Kontaktdaten aufgefordert werden. Hier unterscheidet sich das mithilfe von IKT durchgeführte Vergabeverfahren nicht vom papierbasierten Verfahren. Nur jener kann als Bieter im Vergabeverfahren auftreten, der seinen Teilnahmeantrag bzw. sein Angebot mit Angaben zu dem sich bewerbenden oder bietenden Unternehmen sowie zu den verantwortlichen Mitarbeitern versieht.

Die Verpflichtung, elektronische Vergabeverfahren durchzuführen, ergibt sich für alle öffentlichen Auftraggeber aus den neuen, seit 17. April 2014 in Kraft getretenen, europäischen Vergaberichtlinien. Diese wurden durch die Neufassung des GWB und der VgV in nationales Recht umgesetzt. Im Wesentlichen umfasst dies alle europaweiten Verfahren über den Schwellenwerten sowie nationale Verfahren, welche je nach Landesregelung im Rahmen der UVgO umgesetzt werden.

Grundsätzlich ist die einschränkende Vorgabe einer elektronischen Signatur zur Angebotsabgabe vom Gesetzgeber nicht gewollt. Der Auftraggeber, also die Vergabestelle, kann jedoch in sensiblen Einzelfällen eine elektronische Signatur fordern. Dies erfordert aber ein begründetes, wesentlich erhöhtes Sicherheitsbedürfnis (bspw. Verschlusssachen wie Panzer oder Mienenbeschaffung des Bundes) oder auch eine empfindliche IT-Pflege oder
-Beschaffung. Beispiel hierfür wäre die Steuerungstechnik eines Stadtwerkes für deren Energieverteilung.
Also: Für die überwiegende Anzahl der Beschaffungen wie Bauausschreibungen, Standard Materialeinkauf oder die Vergabe von Dienstleistungen ist vom Gesetzgeber schon seit 2016 ausdrücklich keine Signaturlösung vorgesehen, vielmehr gilt hier der § 126 (b) BGB zur Angebotsabgabe in Textform.

Die europäischen Vergaberichtlinien fordern, dass bei allen europaweiten Verfahren die gesamte Bieter-Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch mit elektronischen Mitteln zu erfolgen haben. Hierzu gehört neben der elektronischen Übermittlung von Bekanntmachungen an die EU insbesondere die freie elektronische Verfügbarkeit von Vergabeunterlagen sowie seit 18. Oktober 2018 auch die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Bewerbungen. Gleiches gilt für die gesamte elektronische Kommunikation.

Die Daten befinden sich in einem der größten ISO-zertifizierten Hochsicherheits-rechenzentren in Deutschland. Dieses ist u.a. unterirdisch, zutrittsgesichert, brandgesichert, ausgestattet mit redundanten Servern, uvm. Die Daten von Groß-Industrie, IT-Unternehmen und Behörden werden dort ebenfalls gelagert und gesichert. Mit dem abschließenden Versiegeln einer Vergabeeinheit durch die Vergabestelle erfolgt der finale Download der gesamten e-Vergabeakte in das eigene IT-System der Vergabestelle. Im Anschluss erfolgt die Löschung – also das "Vergessen" - der Daten im Rahmen der DSGVO innerhalb der Systemumgebung der e-Vergabe-Plattform.

Es gibt drei Möglichkeiten der Angebotsannahme.

1 - In allen EU-Verfahren (VgV, VOB/A-Verfahren) erfolgt die Angebotsannahme ausschließlich elektronisch. In diesem Fall erfolgt die Submission durch zwei Vertreter/Personen vor einem Computer über das System vollelektronisch. Das e-Vergabesystem dokumentiert eigenständig und die beiden Personen „Protokollant“ und „Verhandlungsleiter“ sind quasi "lediglich" Zeugen.

Nach der Eingabe der Codes öffnet sich der Angebotstresor. Dort werden alle Angebote, die Zusammenstellung der Angebote, die Übertragungsprotokolle aufgeführt und die Niederschrift automatisiert erzeugt und zur Verfügung gestellt. Die Personen können Kommentare hinzufügen, die Unterlagen einsehen sowie verwenden und müssen abschließend die Eröffnung abschließen.

2 und 3 - In nationalen Ausschreibungen (VOB/A, BGB, UVgO oder VOL/A) besteht die Möglichkeit „Hybride“ - also elektronische und postalische - Angebote anzunehmen oder ausschließlich postalischen Angebotseingang vorzugeben. Die Submission erfolgt in diesen beiden Fällen manuell, also in bisheriger Form. Das heißt, die Vergabestelle führt mit zwei Personen die Eröffnung der Angebote klassisch, mit manueller Protokollierung der Niederschrift, durch und verliest die Angebote.

Bieter oder ihre Vertreter dürfen – je nach Vergaberegime - anwesend sein. Falls elektronische Angebote eingegangen sind, werden diese vorrangig – also zuerst - verlesen und in das Protokoll der Niederschrift per Hand übertragen. Die Einsicht in die Computerbildschirmmaske ist jedoch für Teilnehmer an der Verhandlung nicht vorgesehen.

Die Vergabeplattform muss den Kommunikationsweg und die Dokumentation in den verschiedenen Arbeitsschritten gewährleisten. Dies endet vorerst mit dem Eingang der elektronischen Angebote im Tresor. Die anschließende Prüfung und Wertung der Angebote, Bewerbungen, etc. muss - siehe auch Beschluss der Vergabekammer Südbayern vom 4. Mai 2018 - von der Vergabestelle durchgeführt werden. Eine "Bevormundung und verantwortliche Auswertung der Angebote durch eine e-Vergabe-Plattform" ist zumindest nach dem vorgenannten Beschluss nicht zulässig. Die letztendliche Entscheidung über die Vergabe liegt somit beim Auftraggeber.

Grundsätzlich ist jede Vergabeplattform, welche die Kriterien der e-Vergabe erfüllt, geeignet. Welches System die Bedürfnisse am Passendsten abbildet, kann nur der Auftraggeber selbst entscheiden. Dabei ist es unabdingbar, im Vorfeld die jeweiligen internen Organisationsabläufe zu analysieren. Es kann für die Entscheidungsfindung hilfreich sein, Systeme im Echtbetrieb zu betrachten.

Nein, der Zugang zu Vergabeunterlagen muss gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. Der § 11 VgV geht an dieser Stelle noch weiter und formuliert die Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren:

Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nicht diskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Sie dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Die Möglichkeit der Abgabe von digitalen Angeboten soll dabei von Anbietern der Vergabeplattformen grundsätzlich nicht mit Kosten verbunden sein.

Eine e-Vergabe-Plattform sollte hierzu allen Bietern einen kostenfreien Zugang und eine eigene, kostenfreie Arbeitsverwaltung zur Verfügung stellen. Dies sollte auch die Möglichkeit bieten, gebührenfrei digitale elektronische Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungsverfahren zu übermitteln.

Nein, es ist nicht zulässig für den Zugang zu Vergabeunterlagen und zum Verfahren Gebühren zu verlangen. Der Zugang zu Vergabeunterlagen muss gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. Der § 11 VgV geht an dieser Stelle noch weiter und formuliert die Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren:

Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nicht diskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Sie dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Die Möglichkeit der Abgabe von digitalen Angeboten soll dabei von Anbietern der Vergabeplattformen grundsätzlich nicht mit Kosten verbunden sein.

Eine e-Vergabe-Plattform sollte hierzu allen Bietern einen kostenfreien Zugang und eine kostenfreie eigene Arbeitsverwaltung zur Verfügung stellen. Dies sollte auch die Möglichkeit bieten, gebührenfrei digitale elektronische Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungsverfahren zu übermitteln.

Eine Zusendung der Vergabeunterlagen per E-Mail ist nicht zulässig, da der Versand ungesichert ist und der Datenschutz nicht gewährleistet ist.

Sofern Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse noch kennen, können Sie die Funktion „Passwort vergessen“ im Login-Bereich nutzen.

Fällt Ihnen weder das Passwort noch der Benutzername oder die E-Mail-Adresse ein, so senden Sie bitte eine E-Mail an unseren Kundendienst und bitten Sie um neue Zugangsdaten.

Wenn Sie von einem Auftraggeber zu einem beschränkten Verfahren eingeladen werden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem persönlichen Zugangscode. Wenn Sie diesen auf der Plattform in das Suchfeld eingeben, gelangen Sie direkt zu der entsprechenden Ausschreibung und den Vergabeunterlagen.

Haben Sie auf der Plattform eine passende Ausschreibung gefunden, können Sie sich die Vergabeunterlagen herunterladen. Je nach Voreinstellung des Auftraggebers können Sie Ihr Angebot digital oder postalisch abgeben.

Sie können die Daten jederzeit in Ihrer Verwaltung im Benutzerkonto ändern.

Sie können sich auf der Plattform unter Bieter/Registrierung direkt, online und kostenfrei registrieren.

Grundsätzlich ist die einschränkende Vorgabe einer elektronischen Signatur zur Angebotsabgabe vom Gesetzgeber nicht gewollt. Der Auftraggeber, also die Vergabestelle, kann jedoch in sensiblen Einzelfällen eine elektronische Signatur fordern. Dies erfordert aber ein begründetes, wesentlich erhöhtes Sicherheitsbedürfnis (bspw. Verschlusssachen wie Panzer oder Mienenbeschaffung des Bundes) oder auch eine empfindliche IT-Pflege oder
-Beschaffung. Beispiel hierfür wäre die Steuerungstechnik eines Stadtwerkes für deren Energieverteilung.
Also: Für die überwiegende Anzahl der Beschaffungen wie Bauausschreibungen, Standard Materialeinkauf oder die Vergabe von Dienstleistungen ist vom Gesetzgeber schon seit 2016 ausdrücklich keine Signaturlösung vorgesehen.

Bieter können ihre Angebote als PDF/A mit oder ohne händischer Unterzeichnung (n. § 126 b BGB) oder auch freiwillig mit einer der elektronischen Signaturen versehen und in fünf einfachen Schritten in den Angebotstresor über die e-Vergabe-Plattform übersenden. Dort liegen die Angebote dann verschlüsselt bis zur Eröffnung vor.

Es gibt prinzipiell drei Möglichkeiten für zulässige Angebote:

1 - Als Standard gilt das Angebot als PDF/A ohne händische Unterzeichnung. Dies entspricht der vom Gesetzgeber gewünschten, einfachen Vorgabe nach § 126 b BGB. In diesem Falle sollte jedoch darauf geachtet werden, dass zumindest die natürliche Person, welche das Angebot tatsächlich abgibt/übermittelt, im System zur Abgabe benannt wird. Dies wird gesichert über die e-Vergabe-Plattform abgefragt.

2 - Ihr Angebot/ihre Bewerbung ist ein eingescanntes PDF/A und erhält zusätzlich eine händische Unterzeichnung auf dem eingescannten Dokument. Dies ermöglicht dem Bieter seine eigenen Unterschriftenregelungen entsprechend seiner Unternehmenskultur einzuhalten. Darüber hinaus werden die ggf. von der Vergabestelle geforderten Unterschriften auf den Ausschreibungsdokumenten einfach sichergestellt.

3 - Das Angebot ist ein PDF/A und der Bieter fügt - freiwillig und zusätzlich - eine kostenpflichtige digitale Signatur (fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur) hinzu. Die Signatur muss im Computersystem des Bewerbers/Interessenten/Anbieters hinterlegt sein und wird dort den Dokumenten in seiner IT-Umgebung im Rahmen der Erstellung der Unterlagen hinzugefügt. Bei einer Beschaffung einer elektronischen Signatur sollte mindestens ein Monat Vorlauf eingeplant werden, da der Qualifizierungsvorgang je nach Lösung und Anbieter administrativ mehr oder weniger aufwendig gestaltet ist.